Seit 2025 müssen inländische Unternehmen grundsätzlich E-Rechnungen empfangen können. Beim Versand gelten Übergangsfristen – doch für viele Rechnungsaussteller wird der Jahreswechsel 2026/2027 zum wichtigen nächsten Schritt.

Wer erst im Dezember beginnt, entdeckt mögliche Probleme oft zu spät: unvollständige Kundendaten, ungeeignete Software oder Abläufe, in denen Kasse, Warenwirtschaft und Buchhaltung nicht sauber zusammenspielen.

Ein PDF ist nicht automatisch eine E-Rechnung

Eine E-Rechnung enthält die Rechnungsdaten in einem strukturierten elektronischen Format, das automatisiert verarbeitet werden kann. Gängige Formate sind beispielsweise XRechnung und ZUGFeRD in einer zulässigen Ausprägung. Eine einfache PDF-Datei ist eine sonstige Rechnung, aber keine E-Rechnung im gesetzlichen Sinn.

Die Regelungen betreffen vor allem Umsätze zwischen inländischen Unternehmen. Für bestimmte Fälle bestehen Ausnahmen, etwa für Kleinbetragsrechnungen bis 250 Euro und Rechnungen an Endverbraucher. Kassenbon und E-Rechnung sind daher nicht dasselbe.

Welche Übergangsfristen gelten?

Für 2025 und 2026 dürfen Rechnungsaussteller weiterhin sonstige Rechnungen verwenden. Bei elektronischen sonstigen Rechnungen ist grundsätzlich die Zustimmung des Empfängers zu beachten. Unternehmen mit einem Vorjahres-Gesamtumsatz von höchstens 800.000 Euro können die Übergangsregelung für ihre Ausgangsrechnungen noch bis Ende 2027 nutzen.

Das bedeutet: Nicht jedes Unternehmen muss ab 1. Januar 2027 jede Rechnung als E-Rechnung ausstellen. Dennoch endet für viele größere Unternehmen Ende 2026 die allgemeine Übergangsphase. Die verbindliche Einordnung und weitere Details findest Du in den FAQ des Bundesfinanzministeriums zur E-Rechnung.

Diese Prozesse solltest Du jetzt testen

• Sind die benötigten Kunden- und Unternehmensdaten vollständig hinterlegt?
• Kann Deine Software strukturierte Rechnungen erstellen, empfangen und lesbar anzeigen?
• Werden Pflichtangaben und Steuersätze zuverlässig übernommen?
• Wie gelangen Rechnungen zur Buchhaltung oder zum Steuerberater?
• Werden Originaldateien unverändert und nachvollziehbar archiviert?
• Wie werden Fehler, Korrekturen und Gutschriften bearbeitet?

Die Verbindung zur Kasse mitdenken

In Gastronomie und Einzelhandel entstehen viele B2C-Belege, daneben aber auch Bewirtungsrechnungen oder Rechnungen an Geschäftskunden. Definiere klar, wann ein Kassenbeleg genügt und wann ein separater Rechnungsprozess startet. So vermeidest Du doppelte Erfassung und widersprüchliche Daten.

Teste den Ablauf mit echten Beispielen: eine normale Rechnung, eine Korrektur, eine Gutschrift und ein Kunde mit abweichender Rechnungsadresse. Ein strukturierter Testlauf zeigt frühzeitig, ob Schnittstellen und Zuständigkeiten funktionieren.

Jetzt vorbereiten statt später improvisieren

Die technische Umstellung ist nur ein Teil der Aufgabe. Mitarbeitende müssen wissen, welche Angaben sie abfragen, wo Dateien eingehen und wie Fehler behandelt werden. Halte den Prozess kurz schriftlich fest und stimme steuerliche Einzelfragen mit Deinem Steuerberater ab.

IT-Walther unterstützt Dich dabei, Kassen- und Warenwirtschaftsprozesse sinnvoll in die digitale Rechnungsbearbeitung einzubinden. Kontaktiere uns, wenn Du Deine vorhandene Lösung prüfen oder die nächsten Schritte planen möchtest.