Meterlange Papierbons, volle Papierkörbe und ständig neue Bonrollen: In vielen Betrieben wird ein großer Teil der ausgedruckten Kassenbelege überhaupt nicht mitgenommen. Dabei darf ein Kassenbeleg längst auch elektronisch bereitgestellt werden.

Ganz ohne Regeln funktioniert der digitale Bon allerdings nicht. Erfahre, wann die elektronische Belegausgabe zulässig ist, welche Möglichkeiten es gibt und warum ein bloßes Anzeigen auf dem Kassendisplay nicht ausreicht.

Muss jeder Kassenbon ausgedruckt werden?

Nein. Die Belegausgabepflicht ist technologieneutral ausgestaltet. Ein Kassenbeleg kann in Papierform oder – mit Zustimmung des Kunden – elektronisch ausgegeben werden.

Das Bundesministerium der Finanzen nennt beispielsweise die Bereitstellung über einen QR-Code, die Übermittlung per E-Mail, einen Download-Link, NFC, ein Kundenkonto oder die Übertragung auf das Smartphone.

Die Zustimmung des Kunden benötigt keine besondere Form. Sie kann sich auch aus seinem Verhalten ergeben, wenn er sich bewusst für den digitalen Bon entscheidet.

Der Beleg muss trotzdem erstellt werden

Der digitale Kassenbon schafft die Belegausgabepflicht nicht ab. Das Kassensystem muss den Beleg weiterhin unmittelbar nach Abschluss des Geschäftsvorgangs erstellen und dem Kunden die Möglichkeit geben, ihn entgegenzunehmen.

Der Kunde ist nicht verpflichtet, den angebotenen Beleg tatsächlich herunterzuladen oder mitzunehmen. Ein reines Anzeigen der Belegdaten auf einem Kassendisplay reicht jedoch nicht aus, wenn der Kunde den Beleg anschließend nicht elektronisch übernehmen kann.

Die Finanzverwaltung erläutert diese Anforderungen im Anwendungserlass zu § 146a AO.

Welche Angaben muss ein digitaler Kassenbon enthalten?

Für einen elektronischen Bon gelten grundsätzlich dieselben inhaltlichen Anforderungen wie für einen Papierbeleg. Dazu gehören unter anderem Unternehmensname und Anschrift, Datum und Uhrzeit, Waren oder Leistungen, Transaktionsnummer, Entgelt und Steuerbetrag, Steuersatz, Seriennummern von Kassensystem und TSE sowie Prüfwert und Signaturzähler.

Die vollständigen Anforderungen findest Du in § 6 KassenSichV.

In welchem Format kann der Bon ausgegeben werden?

Der Kunde muss den elektronischen Beleg mit allgemein verfügbarer, kostenfreier Standardsoftware empfangen und sichtbar machen können. In der Praxis kommen PDF, Bilddatei, browserbasierte Belegansicht, Download oder eine digitale Belegplattform infrage.

Welche Variante sinnvoll ist, hängt vom Kassensystem und den Abläufen ab. Ein Restaurant mit Stammkunden hat andere Anforderungen als ein Kiosk oder Lebensmittelgeschäft mit hoher Kundenfrequenz.

QR-Code direkt am Kassendisplay

Eine praktische Lösung ist die Bereitstellung über einen QR-Code. Nach dem Bezahlvorgang wird er auf einem Kunden- oder separaten Display angezeigt. Der Kunde scannt ihn und kann den Bon aufrufen oder speichern.

• Keine E-Mail-Adresse muss eingegeben werden.
• Der Kassiervorgang wird kaum verzögert.
• Der Kunde entscheidet selbst über den Download.
• Weniger Papierbons müssen gedruckt werden.
• Die Lösung eignet sich auch für Laufkundschaft.

Der QR-Code muss den Zugriff auf den tatsächlich erstellten Beleg ermöglichen. Eine allgemeine Weiterleitung auf eine Webseite genügt nicht.

Digitaler Kassenbon und E-Rechnung sind nicht dasselbe

Ein elektronischer Kassenbon kann beispielsweise als PDF oder Bilddatei ausgegeben werden. Eine E-Rechnung im steuerlichen Sinne muss dagegen grundsätzlich in einem strukturierten elektronischen Format vorliegen, das automatisch verarbeitet werden kann.

Für typische Verkäufe an private Endverbraucher gelten die Regelungen zur verpflichtenden B2B-E-Rechnung nicht. Auch bei vielen Kleinbetragsrechnungen bestehen Ausnahmen. Bei größeren geschäftlichen Einkäufen kann zusätzlich eine ordnungsgemäße Rechnung oder E-Rechnung erforderlich sein.

Datenschutz bei der elektronischen Belegausgabe

Wird ein Bon per E-Mail verschickt oder in einem Kundenkonto gespeichert, werden personenbezogene Daten verarbeitet. Der Betrieb sollte nur erforderliche Daten erheben und transparent erklären, wofür sie verwendet werden.

Geprüft werden sollten Speicherort und Speicherdauer, Zugriffsrechte, eingesetzte Dienstleister, Verschlüsselung und Datenschutzinformationen. Ein anonym abrufbarer QR-Code ist aus Kundensicht häufig besonders unkompliziert.

Passt der digitale Bon zu jedem Betrieb?

Nicht jeder Kunde möchte einen digitalen Beleg. Deshalb sollte eine gute Lösung bei Bedarf weiterhin einen Papierbon ausgeben können. Der größte Nutzen entsteht, wenn die Auswahl einfach und schnell bleibt.

Vor einer Umstellung sollten Kundenfrequenz, Kundendisplay, Anteil mitgenommener Belege, Bewirtungsbelege, Kundenkonten, Internetverbindung und das Verhalten bei Ausfällen betrachtet werden.

IT-Walther findet die passende Lösung

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Weniger Papier, weiterhin sauber dokumentiert

Der digitale Kassenbon kann Papierverbrauch und laufende Arbeit reduzieren. Voraussetzung ist eine zuverlässige Lösung, die den Beleg korrekt erstellt und unmittelbar bereitstellt.

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