Eine Kassen-Nachschau kann ohne vorherige Ankündigung während der üblichen Geschäfts- und Arbeitszeiten stattfinden. Dabei darf die Finanzverwaltung kontrollieren, ob Kasseneinnahmen und Kassenausgaben ordnungsgemäß aufgezeichnet werden und das elektronische Kassensystem vorschriftsmäßig eingesetzt wird.

Für Gastronomie und Einzelhandel bedeutet das: Im entscheidenden Moment müssen nicht nur die Kasse, sondern auch die dazugehörigen Daten und Unterlagen verfügbar sein.

Was ist eine Kassen-Nachschau?

Die Kassen-Nachschau ist ein besonderes Prüfverfahren der Finanzverwaltung. Sie ist zunächst keine reguläre Außen- oder Betriebsprüfung und wird grundsätzlich nicht vorher angekündigt.

Geprüft werden können elektronische Kassensysteme und Registrierkassen, App-Kassen, Waagen mit Kassenfunktion, offene Ladenkassen, Kassenaufzeichnungen, der ordnungsgemäße TSE-Einsatz und die Übernahme der Kassendaten in die Buchführung. Die Grundlage bildet § 146b AO.

Muss sich der Prüfer ausweisen?

In öffentlich zugänglichen Geschäftsräumen darf die Handhabung der Kasse zunächst beobachtet werden. Dazu können auch Testkäufe gehören. Sobald der Amtsträger nicht öffentliche Räume betreten, auf das Kassensystem zugreifen, Unterlagen verlangen oder Auskünfte einholen möchte, muss er sich ausweisen.

Mitarbeiter sollten wissen, wer zu informieren ist, wer Auskünfte erteilen darf, wo sich die Unterlagen befinden, wer einen Datenexport erstellen kann und wie Steuerberater sowie Kassenfachhändler erreichbar sind.

Welche Unterlagen dürfen verlangt werden?

Verlangt werden können Aufzeichnungen, Bücher und weitere Organisationsunterlagen, die für die Kassenführung relevant sind.

• Bedienungsanleitung und Systemdokumentation
• Programmier- und Einrichtungsunterlagen
• Informationen zur eingesetzten TSE
• Verfahrensdokumentation
• Tagesabschlüsse und Kassenberichte
• Dokumentation von Änderungen und Störungen
• Angaben zu Benutzern und Berechtigungen
• Belege zu Einlagen und Entnahmen
• Unterlagen zur Übergabe an die Buchhaltung

Bei elektronischen Aufzeichnungen kann die Finanzverwaltung Einsicht und die Bereitstellung von Daten über die einheitliche digitale Schnittstelle oder auf einem maschinell auswertbaren Datenträger verlangen.

Was ist ein Kassensturz?

Bei einem Kassensturz wird der tatsächlich vorhandene Bargeldbestand gezählt und mit dem rechnerischen Kassenbestand verglichen. Dafür müssen Wechselgeldeinlagen, Barentnahmen, Ausgaben, Trinkgeldregelungen, Stornierungen, Retouren, Gutscheine und Korrekturbuchungen vollständig erfasst sein.

Kann daraus eine Betriebsprüfung werden?

Ja. Geben die Feststellungen Anlass dazu, kann die Finanzverwaltung unmittelbar zu einer Außenprüfung übergehen. Eine vorherige Prüfungsanordnung ist nicht erforderlich; der Übergang wird schriftlich mitgeteilt.

Technische Auffälligkeiten sollten deshalb nachvollziehbar dokumentiert sein. Ein Kassenausfall, eine defekte TSE oder eine Artikeländerung ist nicht automatisch Fehlverhalten, kann ohne Dokumentation aber Fragen aufwerfen.

Typische Schwachstellen in der Praxis

• fehlende oder veraltete Verfahrensdokumentation
• nicht dokumentierte Kassen- oder TSE-Ausfälle
• fehlende Datensicherungen
• unklare Benutzerkonten und Berechtigungen
• nicht nachvollziehbare Stornierungen
• fehlerhafte Steuersätze
• unvollständige Barentnahmen und Bareinlagen
• fehlende Seriennummern
• nicht verfügbare DSFinV-K-Exporte
• Unterschiede zwischen Kasse und Buchhaltung

So kannst Du Dich vorbereiten

1. Lass die Kassenkonfiguration regelmäßig kontrollieren.
2. Prüfe die TSE-Funktion.
3. Sichere Kassen- und TSE-Daten regelmäßig.
4. Halte System- und Gerätedaten aktuell.
5. Dokumentiere Ausfälle, Reparaturen und Änderungen.
6. Lege Zuständigkeiten fest.
7. Prüfe, ob ein vollständiger Datenexport möglich ist.
8. Stimme den Ablauf mit Deinem Steuerberater ab.
9. Weise Mitarbeiter ein.
10. Bewahre Unterlagen geordnet und erreichbar auf.

IT-Walther unterstützt Dich bei der technischen Vorbereitung

IT-Walther unterstützt Dich bei Einrichtung und Programmierung, TSE-Prüfung, Datenexporten, Kassendatensicherung, technischer Dokumentation, Aufbereitung für Prüfungen, Fehleranalyse, Mitarbeitereinweisung sowie laufendem Service und Fernwartung.

Die steuerliche Beurteilung erfolgt gemeinsam mit Deinem Steuerberater. Wir sorgen dafür, dass die technischen Voraussetzungen und Kassendaten zuverlässig zur Verfügung stehen.

Prüfe Deine Kasse, bevor es darauf ankommt

Du bist nicht sicher, ob Deine Kassendaten vollständig exportiert werden können oder alle technischen Unterlagen vorhanden sind? Dann solltest Du die Kasse kontrollieren lassen, bevor eine unangekündigte Prüfung stattfindet.

Sprich uns an. IT-Walther unterstützt Gastronomie- und Einzelhandelsbetriebe bei einer zuverlässigen, nachvollziehbaren und praxistauglichen Kassenführung.