Wer ein elektronisches Kassensystem anschafft, austauscht oder außer Betrieb nimmt, muss nicht nur an Installation, Artikelprogrammierung und Schulung denken. Das System muss grundsätzlich auch dem Finanzamt mitgeteilt werden.

Seit dem 1. Januar 2025 steht das elektronische Mitteilungsverfahren zur Verfügung. Für Veränderungen im Kassenbestand gilt regelmäßig eine Frist von einem Monat.

Welche Kassensysteme müssen gemeldet werden?

Die Mitteilungspflicht betrifft elektronische beziehungsweise computergestützte Kassensysteme und Registrierkassen, die unter § 146a AO in Verbindung mit der Kassensicherungsverordnung fallen.

Benötigt werden unter anderem Name und Steuernummer des Unternehmens, Art der TSE, Art und Anzahl der Systeme, Seriennummern sowie Anschaffungs- und gegebenenfalls Außerbetriebnahmedaten.

Wann beginnt die Monatsfrist?

Die Mitteilung ist grundsätzlich innerhalb eines Monats nach Anschaffung oder Außerbetriebnahme vorzunehmen. Auch Verlust, Diebstahl oder Untergang können als Außerbetriebnahme relevant sein.

Die Frist wird im Anwendungserlass zu § 146a AO beschrieben. Die gesetzlichen Angaben ergeben sich aus § 146a Absatz 4 AO.

Eine Meldung betrifft die gesamte Betriebsstätte

Das System muss einer konkreten Betriebsstätte zugeordnet werden. Für die betreffende Betriebsstätte sind die eingesetzten elektronischen Aufzeichnungssysteme vollständig anzugeben. Unternehmen mit mehreren Filialen müssen die Meldungen getrennt betrachten.

Was passiert bei einem Kassenwechsel?

1. Das bisherige Kassensystem wird außer Betrieb genommen.
2. Die TSE wird weiterverwendet, übertragen oder ebenfalls außer Betrieb genommen.
3. Das neue System wird installiert.
4. Seriennummern und Zuordnungen verändern sich.
5. Die Konfiguration wird für die Betriebsstätte dokumentiert.

Wird eine gebrauchte TSE weitergegeben, muss der bisherige Nutzer die Außerbetriebnahme innerhalb eines Monats anzeigen. Die TSE-Daten sollten vorher vollständig gesichert werden. Das BMF erläutert dies in seinen Fragen und Antworten zur TSE.

Typische Fehler bei der Kassenmeldung

• fehlende Seriennummern
• Verwechslung von Kassen- und TSE-Seriennummer
• falsche Betriebsstättenzuordnung
• vergessene Altsysteme
• nicht gemeldete zusätzliche Kassen
• fehlende Abmeldung außer Betrieb genommener Geräte
• unvollständige Angaben bei Filialbetrieben

Wer führt die Meldung durch?

Die Verantwortung liegt beim steuerpflichtigen Unternehmen. Die Meldung kann auch durch eine bevollmächtigte Person wie den Steuerberater erfolgen.

Als Kassenfachhändler können wir technische Gerätedaten und Zuordnungen dokumentieren und aufbereiten. Die steuerliche Bewertung und eigentliche Meldung solltest Du mit Deinem Steuerberater abstimmen.

Gute Dokumentation beginnt bei der Installation

Zu einer professionellen Installation gehören Geräte- und TSE-Daten, Betriebsstättenzuordnung, Seriennummern, Zahlungsarten, Steuersätze, Belegprüfung, Datensicherung, Finanzbuchhaltungsschnittstelle und Mitarbeitereinweisung.

IT-Walther begleitet Dich von der Systemauswahl über Installation und Programmierung bis zum laufenden Service. Dabei behalten wir auch die technischen Unterlagen für Steuerberater, Finanzverwaltung und spätere Prüfungen im Blick.

Jetzt Kassenbestand überprüfen

Du hast eine Kasse angeschafft, ausgetauscht oder außer Betrieb genommen? Dann prüfe, ob die Mitteilung erledigt wurde und alle Systeme richtig zugeordnet sind.

Sprich uns an, wenn Du bei Deinem Kassenbestand oder einem geplanten Systemwechsel Unterstützung benötigst.