Kassenpflicht ab 100.000 Euro: Was Gastronomie und Handel jetzt wissen sollten

Deutschland könnte erstmals eine allgemeine Kassenpflicht bekommen. Nach einem Referentenentwurf des Bundesfinanzministeriums sollen Unternehmen mit mehr als 100.000 Euro Gesamtumsatz künftig ein elektronisches Kassensystem einsetzen müssen.

Gleichzeitig soll der digitale Kassenbeleg zum Regelfall werden. Besonders betroffen wären Betriebe, die heute noch mit einer offenen Ladenkasse arbeiten. Wichtig: Noch ist das Vorhaben nicht beschlossen. Trotzdem sollten Gastronomie, Einzelhandel und andere bargeldintensive Betriebe frühzeitig prüfen, ob ihre Kassentechnik für die kommenden Anforderungen vorbereitet ist.

Das Wichtigste auf einen Blick

Der Referentenentwurf des Bundesfinanzministeriums sieht derzeit vor:

• Kassenpflicht bei mehr als 100.000 Euro Gesamtumsatz
• geplanter Start zum 1. Januar 2028
• verpflichtender Einsatz eines elektronischen Aufzeichnungssystems
• Absicherung der Kassendaten durch eine zertifizierte TSE
• digitaler Kassenbeleg in einem standardisierten Datenformat
• erweiterte Möglichkeiten für Kassen-Nachschauen

Der Entwurf wurde am 5. August 2026 vorgelegt. Umsatzgrenze, Ausnahmen und Termine können sich während des Gesetzgebungsverfahrens noch ändern.

Wer wäre von der Kassenpflicht betroffen?

Die geplante Grenze bezieht sich auf den Gesamtumsatz des Unternehmens – nicht nur auf Barzahlungen oder den Umsatz einer einzelnen Kasse.

Betroffen sein könnten unter anderem:

• Restaurants, Cafés, Bars und Imbisse
• Bäckereien, Hofläden und Direktvermarkter
• Kioske, Lebensmittelmärkte und Fachgeschäfte
• Foodtrucks, Marktstände und mobile Händler
• saisonale Betriebe an Nord- und Ostsee
• Campingplatz-Shops
• Betriebe mit einer Kombination aus Gastronomie und Handel

Entscheidend wäre nicht die Branche, sondern das Überschreiten der Umsatzgrenze.

Wann soll die Kassenpflicht beginnen?

Nach der aktuellen Entwurfsfassung soll die neue Regelung ab dem 1. Januar 2028 gelten.

Wird die Umsatzgrenze erstmals im Jahr 2028 oder später überschritten, soll die Kassenpflicht grundsätzlich ab dem 1. April des folgenden Jahres greifen. Das Überschreiten müsste anschließend innerhalb eines Monats elektronisch an das Finanzamt gemeldet werden.

Die Pflicht soll erst wieder entfallen, wenn die Umsatzgrenze in drei aufeinanderfolgenden Kalenderjahren nicht überschritten wurde. Zusätzlich sind Härtefallregelungen und weitere Ausnahmen vorgesehen. Wie diese genau aussehen werden, ist noch offen.

Was ändert sich beim Kassenbon?

Heute kann die Belegausgabepflicht grundsätzlich mit einem Papierbeleg oder einem elektronischen Beleg erfüllt werden.

Der neue Entwurf geht weiter: Zukünftig soll ein elektronischer Beleg in einem standardisierten Datenformat bereitgestellt werden. Als mögliche Lösung wird ein QR-Code auf dem Kundendisplay genannt. Darüber könnte der Kunde seinen Beleg ohne zusätzliche App abrufen.

Für Betriebe stellen sich deshalb wichtige Fragen:

• Unterstützt die Kasse digitale Belege?
• Kann ein QR-Code auf einem Kundendisplay angezeigt werden?
• Funktioniert die Lösung auch bei einer Internetstörung?
• Wie lange bleiben die Belege abrufbar?
• Wie werden Datenschutz und Datensicherung umgesetzt?

Ein moderner Kassenbon besteht damit künftig möglicherweise nicht mehr hauptsächlich aus Papier, sondern aus sicher und digital bereitgestellten Daten.

Kassen-Nachschau auch am Einsatzort

Eine Kassen-Nachschau kann bereits heute unangekündigt während der üblichen Geschäftszeiten erfolgen. Dabei dürfen unter anderem Kassenführung, Kassendaten, TSE, Exporte und organisatorische Unterlagen kontrolliert werden.

Nach dem Entwurf soll künftig auch das Finanzamt am tatsächlichen Einsatzort einer Kasse eine solche Prüfung durchführen können.

Das ist besonders relevant für Marktstände, Foodtrucks, Messen und Veranstaltungen, Weihnachtsmärkte, saisonale Verkaufsstellen und mobile Gastronomie. Wer seine Kasse an wechselnden Orten einsetzt, sollte deshalb sicherstellen, dass die notwendigen Daten und Unterlagen jederzeit verfügbar sind.

Was gilt bereits heute?

Unabhängig von der geplanten Kassenpflicht gelten für elektronische Kassensysteme bereits heute wichtige Anforderungen:

• Die Kasse muss ordnungsgemäß eingerichtet sein.
• Aufzeichnungen müssen durch eine zulässige TSE abgesichert werden.
• Elektronische Aufzeichnungssysteme müssen beim Finanzamt gemeldet werden.
• DSFinV-K- und TSE-Daten müssen für eine Prüfung exportiert werden können.
• Kassendaten müssen regelmäßig und nachvollziehbar gesichert werden.
• Änderungen, TSE-Wechsel und betriebliche Abläufe gehören in eine aktuelle Verfahrensdokumentation.
• Der Austausch einer ablaufenden TSE sollte rechtzeitig vorbereitet werden.

Der 7-Punkte-Check für Deinen Betrieb

Du musst wegen des Referentenentwurfs nicht sofort eine neue Kasse kaufen. Ein technischer und organisatorischer Check ist trotzdem sinnvoll.

1. Umsatzgrenze prüfen

Kläre gemeinsam mit Deinem Steuerberater, ob Dein Gesamtumsatz über 100.000 Euro liegt oder diese Grenze in den kommenden Jahren voraussichtlich überschreiten wird.

2. Vorhandene Kasse bewerten

Prüfe Alter, Betriebssystem, Updateversorgung, Ersatzteilverfügbarkeit und Erweiterungsmöglichkeiten Deiner Kasse.

3. TSE-Laufzeit kontrollieren

Notiere Laufzeit, Seriennummer und geplanten Wechselzeitpunkt Deiner TSE. Mit unserem kostenlosen TSE-Check kannst Du die wichtigsten Angaben direkt prüfen.

4. Datenexport testen

Lass einen vollständigen DSFinV-K- und TSE-Export erstellen. Ein vorhandener Menüpunkt bedeutet nicht automatisch, dass der Export im Prüfungsfall vollständig funktioniert.

5. Digitale Belege vorbereiten

Prüfe, ob Deine Kasse digitale Belege und die Anzeige eines QR-Codes auf einem Kundendisplay unterstützt.

6. Verfahrensdokumentation aktualisieren

Dokumentiere Bedienung, Tagesabschlüsse, Störungen, Änderungen, Datensicherung und Verantwortlichkeiten.

7. Ausfallkonzept festlegen

Lege fest, wie Dein Team bei einem Ausfall von Kasse, Netzwerk oder TSE weiterarbeitet und wie die Daten anschließend korrekt nacherfasst werden.

Unser Fazit: Noch keine Pflicht – aber ein klares Signal

Die Kassenpflicht ab 100.000 Euro ist noch nicht beschlossen. Der Referentenentwurf zeigt aber deutlich, wohin die Entwicklung geht: mehr digitale Aufzeichnungen, standardisierte Belege und eine bessere Prüfbarkeit von Kassendaten.

Wer bereits ein gepflegtes, TSE-konformes Kassensystem einsetzt, seine Daten regelmäßig sichert und die Dokumentation aktuell hält, ist gut vorbereitet.

Wer noch eine offene Ladenkasse verwendet oder mit veralteter Kassentechnik arbeitet, sollte nicht überstürzt kaufen – aber rechtzeitig planen.

Ist Deine Kasse für die nächsten Jahre vorbereitet?

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Hinweis: Dieser Beitrag gibt den Stand vom 16. September 2026 wieder und ersetzt keine steuerliche oder rechtliche Beratung. Verbindliche Fragen zu Deinem Betrieb solltest Du mit Deinem Steuerberater klären.